اتفاق السيستم ودليل الاستخدام

1السيستم بيعمل إيه

نظام ويب بيشتغل من المتصفح (كمبيوتر أو تابلت أو موبايل)، وبيمسك الفلوس من أول ما المريض يدخل لحد ما الحساب يتقفل.

1. الاستقبال والفوترة: تسجيل الحالة، وفاتورة مبدئية (بروفورما)، وتحصيل نصيب المريض بإيصال مطبوع.
2. شركات التأمين: مطالبة شهرية لكل شركة، ومتابعة التحصيل والخصومات.
3. العملات: جنيه ويورو ودولار، وأسعار صرف شهرية، وإعادة تقييم كل شهر.
4. الحسابات: شجرة حسابات، وقيود تلقائية من كل عملية، وإقفال شهري، وقوائم مالية.
5. العمولات: عمولات الأطباء ووسطاء الفنادق.
6. المخازن: مخزن رئيسي ومخازن الأقسام، وشحنات، وصرف حسب الصلاحية، وجرد، وباركود.
7. ايجار السيارات: العربيات المؤجرة وتوصيلاتها.
8. الموردين والمشتريات.
9. التقارير والتنبيهات.

الأسواق والشركات

طريقتين للدفع

• تأمين: المريض بيدفع التحمّل بس (مبلغ ثابت زي 30 يورو، مش نسبة)، والباقي بيتطلب من الشركة في المطالبة الشهرية.
• دفع مباشر (كاش): المصري، والعرب والأجانب، والفرد الروسي. المريض بيدفع الفاتورة كلها بعد الخصم، ومفيش تحمّل ولا مطالبة.
• كل شركة في السستم بيتم تحديد هل هي تأمين (زي شركات الروسي والأوروبي) ولا دفع مباشر(المصريين والother والـ Individuals) ، والإعداد ده بيتقفل بعد أول حالة عليها عشان ما يغيرش معاملة الفواتير القديمة.

العملات

• الفاتورة دايماً بعملة الشركة، وما بتتغيرش يدوياً.
• الدفع بأي عملة: المبلغ بيتحول لعملة الفاتورة بسعر شهر الدفع. فرق أقل من 1 بسبب التحويل بيتقبل ويروح فروق عملة.
• الحسابات بتدخل أسعار الصرف كل شهر لكل زوج: جنيه ويورو ودولار في الاتجاهين.
• كل مبلغ بيتحفظ بعملته الأصلية، والسعر اللي اتحسب بيه، ومعادله بالجنيه. الجنيه هو عملة الحسابات الأساسية.

أقسام المستشفى

أربع أقسام، كل واحد ليه مخزنه: الطوارئ، والداخلي، والعمليات، والرعاية المركزة. كل بند بيتسجل على فاتورة المريض بيتحدد له القسم اللي اتصرف منه، واسم الموظف اللي سجله.

3المستخدمين ودور كل واحد

كل موظف بيدخل بحسابه هو، ومفيش حساب مشترك، لأن كل عملية مالية بتتسجل باسم اللي عملها.

الأدوار (تحتاج مراجعة)

• الصلاحيات بتتحدد لكل دور، واللي في الجدول ده المبدئي. وهيتم التعديل بناء على رؤية حضراتكم الفعلية.
• كل موظف بيشوف كل بنود الفاتورة، لكن بيعدل أو يحذف اللي سجله بنفسه بس. تصحيح بند مستخدم تانى ، وأي خصم، بيكون بصلاحية مراجعة للي بيعتمدوا الفواتير (الاستقبال، وموظفين التأمين، والإدارة - محتاج رأيكم مين يقدر يعدل الفاتورة؟)، وكل تعديل بيتسجل بالاسم.

مين بيشوف إيه

كل موظف بيشوف حالات السوق بتاعه بس، ولحد المرحلة اللي تخصه. بعدها الحالة بتختفي عنه: ما بتظهرش في البحث، والرابط المباشر بيدي "مش موجود".

التمريض كمان ما بيشوفش الأسعار ولا الإجماليات ولا الإيصالات، وما بيطبعش الفاتورة.

3الحالات والفواتير

كل زيارة مريض حالة جديدة برقم مرجع جديد، ومعاها فاتورة مبدئية (بروفورما) بتتعمل تلقائياً.

فتح الحالة

• رقم مرجع المستشفى بيتولد تلقائياً بالشكل EG20261103-001: البادئة حسب الفئة، وتاريخ اليوم، ورقم المريض في اليوم على مستوى المستشفى كلها (بيبدأ من 001 كل يوم).
• رقم مرجع شركة التأمين بيتكتب يدوي.
• بيانات الحالة: اسم المريض، وتاريخ الميلاد، والشركة، والفندق، والطبيب الوسيط، وتاريخ الدخول والخروج.
• تاريخ الإرسال لشركة التأمين بيتسجل تلقائياً لما المطالبة اللي فيها الحالة تتبعت.
• الموظف بيختار من شركات السوق بتاعه بس.
• تغيير الشركة لو اتختارت غلط: على الفاتورة المسودة بس، ولو مفيش عليها إيصالات. وعند تغيير الشركة: السيستم بيعرض الأسعار الجديدة قبل التأكيد.
• بعد إرسال المطالبة، بيانات الحالة ما بتتعدلش غير من موظفين التأمين.

البروفورما والبنود

• فيها البنود (خدمات، وأدوية، ومستهلكات، وباقات)، ونصيب الشركة، ونصيب المريض.
• البحث عن الصنف بالكود أو الاسم، وبيظهر بسعر شركة الحالة. الصنف اللي مالوش سعر عند الشركة بيظهر متعلّم ان ملوش سعر، وما بيتضافش.
• كل بند بيتسجل بالقسم والموظف. القسم إجباري، وللتسهيل: افتراضيا بيظهر آخر قسم استخدمه نفس الموظف على نفس الفاتورة.
• المريض المقيم (اللي بيطول في الداخلي أو الرعاية): الفاتورة بتفضل مفتوحة، والتمريض بيسجل عليها يوم بيوم، ويقدر يدفع دفعة مقدمة في أي وقت.
• البند بيحفظ اسم الصنف وسعره وقت إضافته. تغيير الأسعار بعدين ما بيغيرش أي فاتورة قديمة.
• شكل البنود في الفاتورة المطبوعة حسب السوق:
  • الأوروبي: الخدمات سطر لكل خدمة، والأدوية سطر واحد، والمستهلكات سطر واحد.
  • الروسي: الباقات والخدمات.
  • المحلي: تفصيلي.
  التفاصيل الكاملة محفوظة دايماً في السيستم، والتجميع للطباعة بس.

التحمّل والخصم

• الحساب: إجمالي البنود ناقص الخصم = الصافي. الصافي ناقص التحمّل = نصيب الشركة.
• التحمّل مبلغ ثابت بعملة الفاتورة. الخانة بتظهر فاضية، ولازم الموظف يكتب المبلغ (ممكن صفر) ويأكده بعلامة قبل الاعتماد.
• خصم الاستقبال على الخدمات بس، مش على الأدوية ولا المستهلكات:
  • لحد 10%: من غير سبب.
  • أكتر من 10%: وصف الخصم إجباري، وبيظهر على الفاتورة.

الاعتماد والتصحيح

• الاعتماد بيحتاج: بند واحد على الأقل، وتاريخ الميلاد، والتحمّل مكتوب ومتأكد لحالات التأمين.
• الدفع قبل الاعتماد مسموح كدفعة مقدمة. لو المدفوع أكتر من المطلوب، الاعتماد بيترفض لحد ما المحاسب يرد الزيادة.
• رجوع الفاتورة المعتمدة لمسودة: بسبب، في نفس يوم الاعتماد، أو بعده بصلاحية خاصة. ما ينفعش لو عليها إيصال شغال أو دخلت مطالبة.
• إلغاء الفاتورة: بسبب، وما ينفعش وعليها إيصال شغال أو في مطالبة، لازم الغاء الايصال والمطالبة، وبعد كدة الغاء الفاتورة. بعد الإلغاء ممكن إصدار فاتورة بديلة على نفس الحالة برقم -2.
• الإلغاء آخر حل. التصحيح بيتم بالرجوع لمسودة أو تغيير الشركة لما ينفع.

حالات متابعة الفاتورة

مفتوحة، ثم مرسلة (في انتظار خطاب الضمان)، ثم في انتظار السداد، ثم محصّلة جزئياً، ثم محصّلة بالكامل، أو مشطوبة.

• أغلبها بيتغير تلقائياً مع الإرسال والتحصيل.
• كل انتقال بيتسجل: مين، وإمتى، ومن أي حالة لأي حالة.
• الشطب: المدير المالي بس، بسبب، ونهائي.

4التحصيل والإيصالات والعهد

كل فلوس بتدخل المستشفى بإيصال مطبوع من السيستم، وبتتسجل في عهدة الموظف اللي استلمها لحد ما يسلّمها للحسابات.

الإيصالات

• الدفع بأي عملة، والسيستم بيحسب المعادل بعملة الفاتورة قبل الحفظ.
• رقم مسلسل واحد للمستشفى كلها (R-000001).
• الإيصال ما بيتعدلش، وإلغاؤه بسبب وبصلاحية الحسابات بس، وبقيد عكسي.
• الضغط على زرار الحفظ مرتين ما بيعملش إيصالين.
• الموظف بيشوف إيصالاته هو بس، والحسابات بتشوف الكل.
• دفعة تحت حساب شركة (شركة بتدفع مبلغ قبل التوزيع): نقدي في عهدة اللي استلمها، أو في البنك بنفس العملة.

العهد والتسوية

• خزنة رئيسية واحدة في الحسابات، وعهدة لكل موظف استقبال، وكل واحدة فيها رصيد لكل عملة لوحده.
• التسوية يوم بيوم: المحاسب بيستلم النقدية كلها من الموظف للخزنة الرئيسية، والعهدة بتتصفر. العجز بيتسجل مديونية على الموظف.
• تقرير العهد: كل موظف معاه كام بكل عملة، ومن إمتى.
• تقرير حركة الخزنة بفلتر المستخدم والفترة.

5الكتالوج والشركات والأسعار

كتالوج واحد للمستشفى كلها بكود واحد لكل صنف، ولكل شركة قائمة أسعار واحدة.

• الكتالوج: خدمات، وأدوية، ومستهلكات، وباقات. نفس الكود في الفوترة والمخزن.
• الكتالوج المبدئي اتنقل من ملفات الإكسل. الأكواد المكررة لأصناف مختلفة خدت أكواد جديدة.
• الخدمات الروسية: الخدمة صنف واحد في الكتالوج، وكود كل شركة محفوظ في قائمة أسعارها. كود الشركة بيظهر في التقارير، ومش بيتطبع على الفاتورة.
• الباقات: كل باقة ملك شركة واحدة، وبتتبني من جوه السيستم بمحتوياتها، وممكن تتنسخ لشركة تانية. عند الفوترة محتوياتها بتتخصم من المخزن.
• السوق المحلي فيه قايمتين: مصري، وعرب وأجانب، وسعر كل صنف في كل قايمة مستقل.
• تعديل الأسعار ونسخها من شركة لشركة في نفس السوق: الحسابات والإدارة وIT. النسخ بيستبدل أسعار الشركة الهدف كلها، وبيتسجل.
• إضافة شركة: الإدارة والمدير المالي وIT. عملة الشركة بتتحدد عند الإنشاء.
• مقدمي الخدمة (أطباء ووسطاء فنادق): IT والحسابات والإدارة. مقدم الخدمة شخص بياخد عمولة، حتى لو شغال في فندق.
• قايمة المناطق والفنادق عامة للبلد، وكل فندق تابع لمنطقة.
• اسم الصنف واحد زي الإكسل، من غير ترجمة.

6مطالبات التأمين

آخر كل شهر بتتعمل مطالبة لكل شركة بحالات الشهر بنصيب الشركة بس، والإيراد بيتسجل لما تتبعت.

تجهيز المطالبة

• مطالبة واحدة لكل شركة في الشهر. الحالة بتدخل مطالبة شهر خروج المريض.
• عند الإنشاء بتظهر كل فواتير الشركة المعتمدة اللي خروجها لحد آخر الشهر، ومتعلّمة. المحاسب يشيل العلامة عن اللي مش هتدخل، فتظهر الشهر اللي بعده بعلامة "من شهر سابق".
• قبل التأكيد تحذير بعدد فواتير الشهر اللي لسه مسودة.
• المطالبة المسودة بيتضاف عليها ويتشال منها حالات.
• تنبيه الحالات غير المرسلة: من أول الشهر اللي بعد خروج المريض، أي حالة تأمين ما دخلتش مطالبة مرسلة بتظهر في التنبيهات لحد ما تتبعت.

الإرسال والإيراد

• تاريخ المطالبة: (افتراضياً آخر يوم في الشهر، والإيراد بيتسجل بيه)
• الإرسال للمحاسب والمدير المالي. بعده حالاتها ما بتتغيرش، والتصحيح بخصم أو تسوية.
• المطالبة المبعوتة بالغلط بترجع مسودة بصلاحية المدير المالي بس، بسبب وقيد عكسي، لو مفيش عليها خصم ولا توزيع ولا إيصال بعد الإرسال، وشهرها مفتوح.
• الطباعة والتصدير: PDF وإكسل، ولكل حالة: رقم مرجع المستشفى، ورقم مرجع الشركة، والاسم، والمستحق، والمحصّل، والخصومات، والصافي، والفندق، والطبيب، وتاريخ التحصيل، ورقم الإيصال.

بعد الإرسال

• خصم من مطالبة شركة: المبلغ اللي الشركة ما قبلتهوش بيتسجل على الحالة بسبب، منفصل عن خصم الاستقبال، وبيقلل الإيراد، وبيتلغي بقيد عكسي.
• توزيع مدفوعات الشركة: الدفعة اللي جت من الشركة (نقدي أو بنك) بتتوزع على حالات المطالبات المرسلة. فرق العملة بيروح فروق عملة. التوزيع بيتفك بقيد عكسي.
• تأكيد القيمة النهائية: بعد رد الشركة، موظف التأمين (أو المدير المالي) بيأكد القيمة النهائية. بعدها:
  • أي خصم جديد على المطالبة بيترفض.
  • حالاتها بتختفي عن موظف التأمين، والمحاسب بس اللي بيتابعها للتحصيل والعمولات.
  • التراجع عن التأكيد للمدير المالي بس، بسبب.

7العمولات

العمولة بتتحسب على المبلغ النهائي المعتمد بعد رد شركات التأمين، ومش بتتصرف غير بعد التحصيل الفعلي الكامل.

• الحسابات بتدخل نسبة العمولة يدوي كل شهر لكل مقدم خدمة.
• الأساس: صافي الحالة بعد خصومات المطالبة. النسبة نسبة شهر الفاتورة. العمولة بعملة الحالة.
• الاستحقاق: لما الحالة تتحصّل بالكامل، للتأمين والدفع المباشر.
• فاوتشر العمولة (COM-000001): لمقدم خدمة واحد وعملة واحدة، ومعاه تقرير بالحالات وقيمتها وقيمة العمولة، وبيتطبع PDF.
• الصرف: الفاوتشر كامل، من الخزنة الرئيسية أو البنك بنفس العملة.
• إلغاء الصرف أو الفاوتشر بسبب وقيد عكسي. بعد الفاوتشر، مقدم الخدمة على الحالة ما بيتغيرش لحد ما الفاوتشر يتلغي.

8الحسابات والإقفال

كل عملية مالية بتعمل قيدها تلقائياً، والشهر بيتقفل بعد مراجعة، وبعد الإقفال مفيش قيد يتسجل جواه.

القيود

• شجرة حسابات خاصة بالمستشفى، معتمدة مبدئياً، وأي تعديل من المحاسب بيتعمل وقتها.
• قيود تلقائية من: الفواتير المباشرة، والمطالبات، والتحصيل، والخصومات، والتوزيع، والشطب، والعمولات، وإعادة التقييم، وحركات المخزن.
• إيراد الدفع المباشر بيتسجل عند اعتماد الفاتورة. إيراد التأمين عند إرسال المطالبة.
• التحمّل المحصّل قبل المطالبة بيتسجل دفعة مقدمة على الحالة، ويدخل الإيراد مع المطالبة.
• قيود يدوية للمحاسب، والسعر بتاع شهر القيد.
• أي تصحيح بيتم بقيد عكسي، ومفيش قيد بيتمسح.

أسعار الصرف وإعادة التقييم

• أول كل شهر، أرصدة العملات الأجنبية (مديونيات الشركات، والخزنة، والبنوك، والمستحقات) بتتقيّم بسعر الشهر الجديد، والفرق بيتسجل أرباح أو خسائر فروق عملة.
• مثال: فاتورة 100 دولار بسعر 50 = 5,000 جنيه. الشهر اللي بعده السعر 53، فالرصيد 5,300، والفرق 300 جنيه أرباح.
• الإيرادات والمصروفات ما بتتقيّمش، بتفضل بسعر يوم تسجيلها.
• الشاشة بتعرض معاينة بكل حساب وفرقه قبل الاعتماد. الاعتماد مرة واحدة في الشهر، وبعد إقفال الشهر اللي قبله.
• العكس للمدير المالي بسبب، وبعده ممكن الاعتماد تاني.

إقفال الشهر وفتحه

• الشهر الجاري ما بيتقفلش، لازم يكون خلص. والشهور بتتقفل بالترتيب.
• فتح شهر مقفول: المدير المالي بس، بسبب، وبيتسجل. الأحدث بيتفتح الأول. لو الشهر اللي بعده ليه إعادة تقييم، لازم تتعكس الأول.
• الميزانية والقوائم المالية شهرية (مرحلة التقارير).

الأرصدة الافتتاحية

• التشغيل بيبدأ بأرصدة صفر.
• لما الأرصدة تجهز (راس المال، والخزنة، والبنوك) بتترفع مرة واحدة من قالب إكسل في قيد افتتاحي بتاريخ اليوم اللي قبل التشغيل. لازم قبل أول إقفال شهري.

9المخازن

مخزن رئيسي و4 مخازن للأقسام (الطوارئ، والداخلي، والعمليات، والرعاية)، وكل حركة معروف مصدرها وشحنتها.

• أي مخزن يقدر يسلّم ويستلم من التاني، وفيه مرتجعات. وأي مخزن ممكن يكون مصدر للأدوية والمستهلكات.
• التحويل بين المخازن على خطوتين: المسلّم بيسجل، والمستلم بيأكد. الرصيد بيتأثر عند التأكيد، والكمية المعلقة محجوزة. الاستلام الجزئي مسموح، والفرق بيرجع للمصدر أو يظهر للمراجعة.
• صرف التمريض على المريض مباشر من مخزن القسم اللي اختاره، من غير تأكيد تاني.
• الـ Box اليومي وورق العمليات: الاستقبال بيسجلهم على فاتورة المريض، ومحتوياتهم ومصدر كل قطعة بيتسجلوا، والقسم بيأكد. علاج المريض ما بيستناش السيستم: التأكيد ممكن ييجي بعد الصرف.
• الفاتورة ما بتتعتمدش وعليها صرف معلق، إلا بصلاحية خاصة وسبب.
• الشحنة: كل توريد بيفتح شحنة بتاريخ التوريد ورقم تلقائي (SH20261107-001)، ولكل صنف فيها: الكمية، والتكلفة، وتاريخ الصلاحية، ورقم التشغيلة (اختياري).
• الصرف حسب الصلاحية الأقرب أولاً، ولو متساوية فالوارد الأول.
• التوريد بالعلبة أو بالوحدة، والصرف بالوحدة (100 علبة × 6 أمبول = 600 أمبول).
• الجرد يدوي: مقارنة رصيد السيستم بالعدد الفعلي، بالوحدة أو بالعلب والفرط.
• الباركود: لكل صنف باركود أو أكتر، للتوريد والصرف والجرد، ومعاه قراية كود DataMatrix على علب الأدوية. بقارئ باركود USB، أو كاميرا الموبايل كبديل.
• الباقات محتوياتها بتتخصم من المخزن وتتحسب تكلفتها، حتى لو مش ظاهرة في الفاتورة.
• الحد الأدنى لكل صنف حد ادني إجمالي على كل المخازن.
• بدء التشغيل بجرد فعلي، ونتيجته أرصدة أول المدة.
• الاستهلاك الداخلي (من غير إيراد) مش بيتسجل في المرحلة دي.

10النقل بالعربيات

• جدول العربيات المؤجرة وبياناتها. الإيجار الشهري الافتراضي 40,000 جنيه.
• سكن السواقين على حساب المستشفى، وليه بند مصروف.
• مواعيد الشغل 12 ساعة، من الضهر لنص الليل. السواق بيسجل حضوره اليومي، وكل توصيلة بتسجيل بداية ونهاية، والوقت تلقائي من السيرفر.
• التوصيلة من المستشفى لفندق أو المطار والعكس، من قايمة المناطق والفنادق.
• توصيلة برة المواعيد: تكلفتها تلقائية حسب المنطقة، ولكل منطقة سعر ذهاب وعودة.
• توصيلة بعربية مش متعاقدة: حسب الاتفاق، والاستقبال بيسجلها.

11التقارير والتنبيهات والمطبوعات

التقارير

• الإيرادات حسب السوق، والشركة، والعملة، ونوع البند.
• الأرباح والخسائر لكل شركة بعملتها والمعادل بالجنيه. الربح = الإيراد ناقص التكلفة المباشرة (تكلفة الأدوية والمستهلكات المصروفة، والعمولات، وخصومات المطالبات). المصروفات العامة ما بتتوزعش على الشركات.
• أعمار ديون كل شركة، وحالة المطالبات، والحالات غير المرسلة.
• حركة الخزنة لكل مستخدم، والإيصالات، والعهد.
• العمولات لكل مقدم خدمة.
• قائمة الدخل، والمركز المالي (شهرياً).
• أرصدة المخازن، والأصناف القريبة من انتهاء الصلاحية، والأصناف تحت الحد الأدنى، وحركة الصنف، والصرف حسب الشحنة.

التنبيهات

• الصلاحية: الأدوية قبل 6 شهور، والمستهلكات قبل 3 شهور.
• الحد الأدنى: الأدوية 500 وحدة، والمستهلكات 1000 وحدة، او حسب المطلوب.
• الحالات غير المرسلة لشركات التأمين.
• التنبيهات بتظهر في الشريط العلوي حسب دور المستخدم.

المطبوعات

• ملفات PDF بهيدر المستشفى (اللوجو، والاسم، والعنوان، والتليفونات)، وفوتر فيه بيانات البنك ورقم الصفحة.
• المطلوب: البروفورما، والإيصال، والمطالبة الشهرية، وفاوتشر العمولة، والتقارير.
• إعادة طباعة الفاتورة المعتمدة بتطلع بعلامة "COPY"، والمسودة كذلك.

12الأمان والدخول

• الدخول باسم المستخدم أو رقم الموبايل وكلمة السر، ومعاه "تذكرني"، وحماية من المحاولات المتكررة.
• نسيان كلمة السر: المستخدم بيرجع للـ IT، فيحط له كلمة سر جديدة، وأول دخول بيطلب منه يغيرها.
• كل صفحة مقفولة افتراضياً، ومحدش بيدخلها غير اللي معاه صلاحيتها، والفحص على السيرفر مش في الشاشة بس لزيادة الأمان.
• سجل التعديلات: أي إضافة أو تعديل أو إلغاء مهم بيتسجل: مين، وإمتى، وإيه اللي اتغير.
• مفيش حذف لبيانات مالية. الغلط بيتصلح بإلغاء بسبب أو قيد عكسي، والأصل بيفضل موجود.
• الطلبين في نفس اللحظة (زي إيصالين أو إرسال مطالبة مرتين) ما بيبوظوش الأرقام.

13نقط محتاجة رد